UC-Toolkit

Unterstützt die IT. Befähigt die Mitarbeiter.

Tools und Ressourcen für die schnellere Umstellung auf UC-Audiolösungen.

UC liest sich gut. Sorgen Sie dafür, dass es sich auch gut anhört.

Das UC-Toolkit ist eine Online-Sammlung mit Best Practices, Tools für die IT und Schulungsressourcen für den Nutzer, die Sie bei der Implementierung Ihrer UC-Audiolösungen unterstützt. Klicken Sie unten auf die Reiter "Planen", "Einrichten" und "Einsetzen", um zu erfahren, wie Sie Ihre UC-Audiolösungen erfolgreich implementieren. Weitere Informationen

Risiken minimieren

Prüfen. Planen. Vorbereiten.

Wie können Sie eine maximale Nutzung der UC-Audiogeräte gewährleisten? Ganz einfach: Vorausplanen. In dieser Phase ist es wichtig, individuelle und betriebliche Anforderungen zu berücksichtigen, die UC-Integration als Ganzes zu betrachten und eine effektive Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Mit den im UC-Toolkit enthaltenen Plan-Ressourcen können Sie die wichtigen Schritte für den Erfolg planen.

Häufigste Fragen

  • Warum muss ich die Implementierung von UC-Audiolösungen planen?

    Ganz gleich, ob Audiokonferenz oder Telefonie, die wichtigsten UC-Funktionen sind von der Audioleistung abhängig. Wenn Sie also Ihren Mitarbeitern – vom ersten Anruf an – Lösungen bereitstellen, die diese Funktionen bestmöglich unterstützen, werden Sie die Nutzerakzeptanz maximieren. UC-Audiolösungen implementieren sich jedoch nicht von selbst. Mit einer sorgfältigen Planung gewährleisten Sie eine positive erste Nutzererfahrung und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sich Ihre UC-Investition amortisiert.

  • Ich implementiere zum ersten Mal eine UC-Audiolösung. Womit fange ich an?

    Beginnen Sie damit, die Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter zu betrachten. Arbeitet Ihr Personal hauptsächlich im Büro, von unterwegs oder werden beide Arbeitsweisen kombiniert? Nutzen Mitarbeiter ein Home-Office? Eine fundamentale Veränderung von Gewohnheiten stellt Mitarbeiter oftmals vor große Herausforderungen. Überlegen Sie daher, wie Ihre Nutzer von UC profitieren können, ohne ihre Arbeitsweisen komplett umstellen zu müssen. Je nachdem, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, benötigen sie zur Nutzung der UC verschiedene Audiolösungen.

  • Wie entscheide ich, welche Audiolösungen getestet werden sollen?

    Bei der Entscheidung für die richtige UC-Audiolösung kommt es darauf an, die Arbeitsweisen der Nutzer zu berücksichtigen. Einige Mitarbeiter verwenden während ihres Arbeitstages sowohl das PC-Softphone als auch ein Festnetz- und Mobiltelefon. Andere Nutzer müssen innerhalb des Büros mobil sein oder bevorzugen es, die Hände frei zu haben oder ein schnurgebundenes Headset oder Lautsprechertelefon zu verwenden. Und wieder andere sind größtenteils im Straßenverkehr unterwegs. Stellen Sie sicher, dass die Produkte, die Sie für die Pilotphase auswählen, zu den Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter passen.

  • Welche Funktionen der Audiolösungen sollte ich testen?

    Wenn Sie sich informiert und einige Produkte zum Testen ausgewählt haben, sollten Sie eine Übersicht mit Ihren Funktionsanforderungen und den Produktfunktionen erstellen. Konzentrieren Sie sich dabei neben den grundlegenden Funktionen auf die am häufigsten von den Nutzern verwendeten. Testen Sie zusätzlich zu allgemeinen Produktfunktionen wie Lautstärkeregelung und Mikrofonstummschaltung auch die eingehende und ausgehende Klangqualität, Nutzerfreundlichkeit, Haltbarkeit, Flexibilität, den Tragekomfort, die Sprechzeit bis zum Aufladen, die Mobilität, Plug-&-Play-Funktionalität und die allgemeine Nutzererfahrung. Entwickeln Sie einen Testplan, der auf die Kommunikationsziele des Unternehmens ausgerichtet ist.

  • Welche Szenarien sollte ich in der Pilotphase testen?

    Dies hängt ganz von Ihrem Unternehmen und Ihren Nutzern ab. Viele Nutzer arbeiten von zu Hause aus, am Flughafen, in Cafés und anderen Umgebungen mit hohem Geräuschpegel, andere Nutzer hingegen sind in einem Großraum- oder Einzelbüro tätig. Sie sollten wissen, wo und wie Ihre Nutzer normalerweise arbeiten und die Szenarien entsprechend auswählen.

  • Welche Mitarbeiter sollte ich in die Testgruppe aufnehmen?

    Ihre Kandidaten sollten einen repräsentativen Querschnitt darstellen, der die Arbeitsweise Ihres Unternehmens widerspiegelt. Üblicherweise hervorragende Tester sind z. B. Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter. Identifizieren Sie auch potenzielle Supernutzer – technisch versierte "Frühstarter" oder IT-Befürworter – als "langen Arm" der IT-Abteilung.

  • Wie integriere ich UC-Audiolösungen in die Gesamtstrategie?

    Manchmal ergänzen Audiolösungen die vorhandene Telefonie. In anderen Fällen werden Festnetztelefone vollständig durch die neuen Lösungen ersetzt. Auch gemischte Szenarien sind möglich. Es ist wichtig, die UC-Ziele Ihres Unternehmens insgesamt zu verstehen und die Audiolösungsstrategie dementsprechend auszurichten.

  • Was ist mit Nutzern, die eine schnurlose Audiolösung wünschen?

    Es gibt verschiedene schnurlose Headset-Technologien, die von Bluetooth® bis DECT™ reichen. Bedenken Sie, dass die Anzahl der schnurlosen Geräte, die auf einem bestimmten Raum arbeiten können, je nach Technologie variiert. Hier das richtige Verhältnis zu finden, ist entscheidend für eine optimale Headset-Leistung. Auch hier hilft es, wenn Sie die Arbeitsweisen Ihrer Nutzer – Büro, Außendienst oder Heimarbeit – kennen, um den richtigen Typ und die richtige Anzahl der schnurlosen Headsets auszuwählen.

  • Warum ist es wichtig, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten?

    Wenn Sie die Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter umstellen, sollten Sie ihnen vermitteln, dass sie dabei einbezogen werden. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern von Anfang an, inwiefern sie von den neuen Lösungen profitieren werden. Gewährleisten Sie, dass Ihre Mitarbeiter stets informiert sind. Das Wichtigste: Geben Sie ihnen vor allem das Gefühl, dass Entscheidungen sich nach ihren speziellen Anforderungen richten.

  • Wie messe ich den Erfolg?

    Legen Sie Kennzahlen fest, die erkennbar machen, inwieweit die Audiolösungen das Erreichen der Unternehmensziele unterstützen. Können Sie zum Beispiel die Anzahl von kostenpflichtigen Telefonkonferenzminuten oder von E-Mails reduzieren? Wie zufrieden sind die Mitarbeiter vor und nach der Implementierung? Legen Sie die Erfolgskennzahlen (KPIs) gemeinsam mit Ihrem Führungsteam fest und nutzen Sie diese als Barometer für die Evaluierung potenzieller Lösungen.

Checkliste

  • Erfassen der organisatorischen Anforderungen und Mitarbeiterbedürfnisse
    • Informieren Sie Ihre Nutzer kontinuierlich darüber, wo sie Unterstützung finden können: Unternehmens-Intranet, Wikis, Videos, Webinare und Online-Schulungen zur Einrichtung der Audiolösung sowie zur Einrichtung der Audiolösung mit einem bestimmten Softphone.
  • Festlegen von Nutzungsszenarien und Zusammenstellen eines Testteams
    • Stellen Sie die Parameter für eine erfolgreiche Pilotphase zusammen. Definieren Sie realistische Testszenarien, die die tatsächlichen Arbeitsweisen der Nutzer widerspiegeln.
    • Erstellen Sie einen Pilotplan, der die Testdauer und Evaluierungsmethoden umfasst.
    • Stellen Sie ein repräsentatives Testteam zusammen.
  • Auswahl von Hersteller und UC-Audiolösungen
    • Prüfen Sie die Supportangebote des Herstellers. Definieren Sie, wie viel technisches Know-how Sie vom Hersteller benötigen.
    • Nutzen Sie die Ressourcen Dritter, um sich über die Haltbarkeit der UC-Audiolösungen zu informieren.
    • Bewerten Sie die Lösungsangebote. Wägen Sie zwischen Anzahl und Wert der Lösungen vs. "Mehrwert"-Funktionen ab. Identifizieren Sie eine Produktpalette, die den Arbeitsweisen Ihrer Nutzer entspricht.
    • Erwerben Sie die Audiolösungen, die Sie testen möchten.
  • Durchführen von Tests und Analysieren der Ergebnisse
    • Testen Sie die UC-Plattform auf den erworbenen Lösungen.
    • Wählen Sie geeignete Tests wie z. B.:
      • Installation
      • Gesprächsverständlichkeit
      • Anrufen und Anrufe annehmen
      • Bewegungsfreiheit im Büro und Reichweite
      • Anrufsteuerung – Lautstärkeregelung und Stummschaltung
      • Telefonkonferenzen
      • Tragekomfort und Ergonomie
      • MultiPoint-Verbindungen
  • Entwicklung Sie einer Strategie für die Einführung der Audiolösungen
    • Legen Sie fest, wer die Audiolösungen installiert, wie die Installation vonstattengeht und welcher Support geleistet wird.
    • Definieren Sie eine Strategie, die Komplexität und Kosten in Einklang bringt.
    • Bestimmen Sie das Maß der Kontrolle für die Erfüllung Ihrer geschäftlichen Anforderungen – "IT-gesteuert", "IT-begleitet" oder "IT-standardisiert".
  • Integration in die UC-Strategie
    • Machen Sie sich Gedanken über den Umfang der Integration und die zukünftige Rolle bereits bestehender Technologien (sofern vorhanden).
    • Halten Sie die weitreichenden Auswirkungen Ihres Ansatzes in einem Zeitplan fest und bestimmen Sie neben dem Typ der benötigten Audiolösungen auch die Supportstrategien. Die folgenden Ansätze haben zum Beispiel unterschiedliche Auswirkungen:
      • Komplettaustausch
      • Gemischte Strategie mit Auslaufplan
      • Gemischte Strategie
  • Vorbereitung der Mitarbeiter auf Veränderungen
    • Identifizieren und integrieren Sie Abteilungen oder Einzelpersonen, die Einwände haben könnten.
    • Rekrutieren Sie zur Vorbereitung der Mitarbeiter eine unterstützende Führungskraft, die Ihnen hilft, Ihr Programm vorzustellen.
    • Entwickeln Sie einen ausgereiften Kommunikationsplan, der darlegt, was geschehen wird und welche Vorteile die Veränderungen bringen.
    • Gewinnen und schulen Sie Supernutzer, die andere Mitarbeiter mit ihrem Wissen unterstützen.
  • Definition des Erfolgs
    • Identifizieren Sie für die folgende Einführungsphase Kennzahlen wie Nutzungsraten oder erfolgreiche Ersterfahrungen (erster Anruf oder andere Werte).

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Häufigste Fragen ChecklistePlan-Umfrage

Veränderungsmanagement

Steuern. Erfassen. Überlassen.

Sie haben Ihre UC-Audiogeräte gewählt. Ihr Plan wurde umgesetzt. Jetzt muss die physische Bereitstellung vorbereitet werden. Mit den Einsatz-Ressourcen im UC-Toolkit können Sie alles planen – von der Entgegennahme der Produkte und der Lagerlogistik bis zum Erstellen eines unternehmensweiten Kommunikationsplans – und den besten Support für die neuen UC-Audiogeräte Ihrer Mitarbeiter ermitteln.

Häufigste Fragen

  • Warum ist der Einsatz der UC-Audiolösungen so entscheidend?

    Eine reibungslose Einführung gewährleistet die Nutzerakzeptanz. Audiolösungen einführen - das klingt zunächst einmal einfach. Was ist aber bei mehreren Tausend Mitarbeitern der beste Weg, um jedem Einzelnen die für ihn optimale Audiolösung zu liefern? Welche logistischen Aspekte muss die IT-Abteilung berücksichtigen? Was muss bei Heimarbeitern, Auftragnehmern oder befristeten Kräften berücksichtigt werden? Für eine erfolgreiche Implementierung von Audiolösungen im Unternehmen ist es wichtig, eine klare Strategie zu formulieren.

  • Welche sind die wichtigsten Aspekte, die zu berücksichtigen sind?

    Kommunikation. Gewährleisten Sie eine stetige Kommunikation mit den Nutzern. Gut informierte Nutzer fühlen sich stärker eingebunden und zeigen sich im Hinblick auf die Veränderungen offener und gelassener.
    Logistik. Planen Sie, wie die Anlieferung und Installation der Audiolösungen – insbesondere bei Heimarbeitern – erfolgen soll.
    Schulungen und Support. Beziehen Sie die für den Support zuständigen IT-Teams mit ein und sorgen Sie dafür, dass sie geschult werden und darauf vorbereitet sind, die Lösungen bereitzustellen und Support zu leisten.

  • Welche Informationen benötigen die Nutzer während der Implementierungsphase?

    Der Fokus sollte jetzt darauf liegen, Zeitschienen und Erwartungen zu kommunizieren. Informieren Sie die Nutzer darüber, was wann geschehen wird und welche Erwartungen an sie gestellt werden. Denken Sie auch daran, sie über den Schulungs- und Supportprozess zu informieren. Regelmäßige Kommunikation ist ein entscheidender Faktor.

  • Welche Kommunikationsmethoden sind die besten, um über die Implementierung zu informieren?

    Je nachdem, wie Ihre Nutzer bevorzugt lernen, kommen verschiedene Kommunikationsmethoden in Frage. Berücksichtigen Sie die Lernstile der Nutzer, um sie stärker einzubeziehen, und stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit bekommt, sich mit den neuen Lösungen vertraut zu machen. Als Kommunikationswege bieten sich z. B. Mitarbeiterversammlungen, Unternehmensportale und E-Mails an. Beteiligen Sie Ihre Führungskräfte so oft wie möglich an der Kommunikation Ihrer Botschaften. Haben die Nutzer das Gefühl, dass auch ihre Führungskräfte dieselben Einführungs- und Supportprozesse durchlaufen müssen, bekräftigt das Ihre Ziele und mildert den Widerstand gegen Veränderungen.

  • Wie bereite ich die IT-Abteilung am besten vor?

    Schätzen Sie gemeinsam mit der IT-Leitung, wie viel Bandbreite für den Support der UC-Audiolösungen bereitgestellt werden muss. Ermöglichen Sie es zwecks stärkerer Einbindung der IT-Abteilung – insbesondere dem Helpdesk und dem UC-Supportpersonal – so viele implementierte Audiolösungen wie möglich zu testen. Ergänzend zu den formalen Schulungen wird die praktische Erfahrung mit den Produkten das Fachwissen der Supportmitarbeiter erhöhen. Vermitteln Sie ihnen Tipps und Tricks und bereiten Sie sie auf ihre ersten Supportanrufe vor.

  • Wie sehen die Best Practices für die Bereitstellung von Audiolösungen aus?

    Wichtig ist es zu berücksichtigen, wo die Nutzer sitzen, wie viel Unterstützung einzelne Nutzer benötigen und ob es welche gibt, die besondere Aufmerksamkeit verlangen, z. B. leitende Führungskräfte. Sehen Sie für die Mitarbeiter eines Standortes eine zentrale Stelle vor, an der sie ihre neuen Audiogeräte abholen und quittieren können. Lassen Sie die Nutzer an einer ersten Schulung vor Ort oder per Videokonferenz teilnehmen. Außendienstmitarbeitern oder Heimarbeitern müssen Sie die Audiolösungen ggf. zuschicken und ihnen Online-Schulungen oder Webinare anbieten.

  • Was benötigen die Nutzer noch beim Empfang ihrer Audiolösung?

    Wir empfehlen, eine Kurzanleitung speziell für die jeweilige Audiolösung und UC-Anwendung mitzugeben. Diese Anleitung sollte bedarfsgerechte Informationen darüber enthalten, wie die neue Audiolösung konfiguriert werden muss, und wie damit Anrufe getätigt und angenommen werden können. Plantronics sieht dies als Best Practice und hat verschiedene Kurzanleitungen für viele der Plantronics UC-Produkte erstellt. Sehen Sie auch eine Karte mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen vor, die die Mitarbeiter zur technischen Unterstützung einsetzen können.

  • Wer sollte die Audiolösungen installieren?

    Dies hängt von den technischen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, vom Typ der Audiolösungen und von der UC-Plattform ab. Viele schnurgebundene Headsets bieten Plug & Play, was die Installation einfach macht. Bei anderen Lösungen ist die Installation einer Software erforderlich – je nach UC-Anwendung, mit der sie genutzt werden. Schnurlose Audiolösungen sind meist komplexer, zeitaufwendiger zu installieren und erfordern ggf. bestimmte Einstellungen, sodass die Nutzer mit höherer Wahrscheinlichkeit Unterstützung von der IT benötigen.

Checkliste

  • Wählen Sie Ihre Methode für die Prozesskommunikation
    • Legen Sie Kommunikations- und Schulungsmethoden fest, die auf die unterschiedlichen Lernstile Ihrer Nutzer abgestimmt sind. Bieten Sie, wenn möglich, mehrere Optionen zur Auswahl, z. B. Webinare, Intranet-Downloads, Videos, persönliche Treffen oder Poster.
  • Organisieren Sie Schulungen für Ihre Supportmitarbeiter
    • Sprechen Sie mit dem Supportpersonal und treffen Sie folgende Vorbereitungen:
      • Legen Sie die Supportstrategie fest: Self-Service, Full-Service oder eine Mischung aus beidem. Ihre Strategie kann je nach Nutzertypen und verwendeten Audiolösungen variieren.
      • Prüfen Sie die Arbeitszeiten und Arbeitsbelastung des Supportpersonals während der Implementierung.
      • Definieren Sie Ihre Übergabestrategie:
      • Bieten Sie Schulungsmöglichkeiten an.
      • Stellen Sie Ihren Supportmitarbeitern die neuen Audiolösungen zur Verfügung.
    • Entscheiden Sie, wie Austausch und Upgrade gehandhabt werden, falls Nutzer ihre Lösung als nicht bedarfsgerecht erachten.
  • Managen der Logistik
    • Stimmen Sie Ihre Bereitstellungsstrategie auf die Anzahl der Lösungen und Ihre Nutzertypen (Mitarbeiter im Büro, Heimarbeiter, Außendienstmitarbeiter) ab und entscheiden Sie sich für eine der folgenden Bereitstellungsmethoden:
      • Richten Sie eine zentrale Stelle zum Abholen der Audiolösungen ein.
      • Übergeben (oder installieren) Sie die Audiolösungen direkt am Arbeitsplatz der Nutzer.
      • Verschicken Sie die Audiolösungen an Heimarbeiter.
  • Installationssupport
    • Informieren Sie die Nutzer über verfügbare Mittel, die ihnen bei der Installation helfen.
    • Stellen Sie bei komplexeren Modellen (z. B. schnurlosen Lösungen) oder für bestimmte Nutzergruppen (z. B. Führungskräfte) zusätzliche Installationsunterstützung bereit.
    • Stellen Sie dem Supportpersonal und Helpdesk (falls getrennt) technische, personelle und fachliche Hilfsmittel zur Verfügung.
    • Führen Sie einen zusätzlichen Schnelltest durch, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten, wenn Ihre Nutzer die ersten Anrufe mit den neuen Audiolösungen tätigen.

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Häufigste Fragen ChecklisteUmfrage zum Einsatz

Der entscheidende Moment

Helfen. Ausführen. Auswerten.

Wird die erste Erfahrung Ihrer Mitarbeiter mit UC-Audiogeräten positiv sein? Die Einführungsmaterialien im UC-Toolkit gewährleisten einen positiven ersten Eindruck – den Schlüsselmoment, in dem Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie ihr neues Gerät gern nutzen werden. Verwenden Sie diese Tools, um die höchsten Einsatzzahlen auf bestem Weg zu erreichen, die Benutzerzufriedenheit zu messen und Ihre zukünftigen Produkteinführungen zu verbessern.

Häufigste Fragen

  • Was bedeutet "Nutzerakzeptanz" und warum ist sie wichtig?

    Nutzerakzeptanz bedeutet, dass die Nutzer von alten Formen der Sprachkommunikation auf eine neue und verbesserte Methode umsteigen. Der Schlüssel für die Akzeptanz liegt in einer erfolgreichen ersten Nutzererfahrung. Dieses Erlebnis erzeugt Vertrauen und ermuntert zum dauerhaften Einsatz der neuen Audiogeräte. Die Nutzerakzeptanz ist wichtig für die Bestätigung der Unternehmensinvestition und verbessert die Geschäftsergebnisse.

  • Warum ist der erste Anruf so entscheidend und was kann ich tun, um die Erfolgsquote zu steigern?

    Der entscheidende Moment ist gekommen, wenn der Nutzer das erste Mal mit der neuen Audiolösung telefoniert. Ein erfolgreicher erster Anruf motiviert den Nutzer zu weiteren Anrufen und entwickelt eine Eigendynamik. Verläuft der erste Anruf hingegen problematisch, kann dies den Nutzer davon abhalten, die neue Lösung zukünftig zu verwenden. Ermutigen Sie die Nutzer, einen Testanruf zum Helpdesk oder dem Supportpersonal durchzuführen. Wenn diese Erfahrung positiv verläuft, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Nutzer weiterhin mit der neuen Lösung arbeitet. Wenn diese Erfahrung nicht positiv verläuft, ist die IT sofort zur Stelle, um Unterstützung bei der Fehlerbehebung zu leisten.

  • Welche Tools sollten bereitstehen, wenn die Nutzer Unterstützung im Umgang mit den neuen Lösungen benötigen?

    Zur Unterstützung der Nutzer empfehlen wir eine Kombination aus allgemeinen Informationen, bedarfsorientiertem Material und Online-Ressourcen – zum Beispiel Anleitungen zur Fehlerbehebung und Produktschulungen. Plantronics sieht dies als Best Practice und hat Online-Schulungen für die Einrichtung von Audiolösungen sowie eine Anleitung für die Einrichtung der Audiolösung mit dem Softphone entwickelt.

  • Wie kann ich prüfen, ob die Audiolösungen genutzt werden?

    Ermöglichen Sie es den Nutzern, Feedback zu den Audiolösungen zu geben, um so von Problemen zu erfahren. Bei dieser Methode sind Sie natürlich auf die Beteiligung der Nutzer angewiesen. Eine alternative Best Practice besteht darin, regelmäßig durch die Büros zu gehen, den Mitarbeitern beim Einsatz der Audiolösungen zuzuhören und einige von ihnen direkt um Feedback und Kommentare zu bitten. Nicht zuletzt sollten Sie mit Ihren Supernutzern und Führungskräften in Kontakt bleiben. Sie wissen meistens als erste, was im Büro passiert.

  • Wie lässt sich die Nutzerakzeptanz erhöhen?

    Heben Sie Nutzererfolge hervor und fördern Sie diese. Wenn ein Nutzer eine neue Audiolösung erfolgreich einsetzt, werden seine Kollegen motiviert, es ihm gleichzutun. Stellen Sie ein humorvolles Firmenvideo zusammen, das zeigt, wie die Audiolösung die Zusammenarbeit vereinfacht und die Produktivität erhöht. Der Widerstand der Nutzer basiert oftmals auf Angst vor dem Unbekannten. Laden Sie daher sowohl skeptische als auch begeisterte Nutzer in eine Fokusgruppe ein und lassen Sie sie über ihre Erfahrungen mit den Audiolösungen diskutieren. Bitten Sie auch Ihre internen Unterstützer, mit der Kommunikationsabteilung zusammenzuarbeiten, um ihre Erfahrungen mit anderen zu teilen.

  • Wie messe ich den Akzeptanzzuwachs?

    Eine kurz nach der Implementierung durchgeführte Umfrage unter den Nutzern hilft Ihnen, die Zufriedenheit und den Erfolg zu messen. Diese Umfrage kann quantitäts- oder qualitätsbezogen sein. Folgende Beispielfragen können Sie stellen:

    • Sind Sie mit Ihrer neuen Audiolösung zufrieden?
    • Funktioniert sie ordnungsgemäß?
    • Haben Sie bereits Ihren ersten Anruf getätigt? Ist dieser erfolgreich verlaufen?
    • Erhalten Sie die Unterstützung, die Sie benötigen?

  • Wie demonstriere ich der Unternehmensleitung gegenüber den Erfolg?

    Verweisen Sie auf die Kennzahlen, die in der Plan-Phase festgelegt wurden, und berichten Sie zeitnah über Ihre Erfolge. Hat die Anzahl der kostenpflichtigen Telefonkonferenzminuten abgenommen? Hat die Anzahl der E-Mails abgenommen? Wie sehen die KPIs aus? UC-Plattformen bieten Mechanismen zur Messung der Nutzeraktivität, die für das Reporting herangezogen werden können. Eine UC-Plattform – und ihre Audiolösungen – werden anhand der Vorteile, die sie dem Unternehmen bieten, bewertet. Das Fördern und Nachverfolgen der Nutzung sowie der Einstellung gegenüber der neuen UC-Plattform sind die ersten Schritte auf dem Weg zu positiven Geschäftsergebnissen.

  • Die Nutzer scheinen gut mit ihren neuen Audiolösungen zurechtzukommen. Soll ich sie weiterhin beobachten?

    Wenn Sie proaktiv vorgehen und neue Entwicklungen oder sich verändernde Nutzeranforderungen im Auge behalten, können Sie neue Trends erkennen, bevor sie entstehen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, die Nutzer weiterzubilden und sie zu richtigem Verhalten zu motivieren. Dabei führen Sie einen Dialog herbei, in dem deutlich wird, dass die Nutzer selbst von der UC profitieren.

  • Wie sollten Austausch und Upgrades gesteuert werden?

    Technologien entwickeln sich rasant weiter. Daher ist es wichtig, Upgrade-Richtlinien und -Verfahren zu entwickeln, bevor danach verlangt wird. Sobald diese etabliert worden sind, sollten Sie ein einfaches, selbsterklärendes und idealerweise webbasiertes Tool bereitstellen, das einen direkten Zugang zur Liste zulässiger UC-Audiolösungen ermöglicht. Sie können sich für eine Lösung entscheiden, die Sie selbst managen, oder mit dem Anbieter der UC-Audiolösungen zusammenarbeiten. Über dieses Tool sehen die Mitarbeiter, welche Optionen ihnen zur Verfügung stehen, und können die verschiedenen Lösungen miteinander vergleichen, bevor sie sich entscheiden.

Checkliste

  • Überprüfen der Nutzung
    • Sprechen Sie mit neuen Nutzern.
    • Bieten Sie Möglichkeiten an, Feedback zu kommunizieren.
    • Ermitteln Sie den Umfang und die Qualität der tatsächlichen Nutzung.
    • Gehen Sie auf die Sorgen und Ängste der Nutzer ein.
  • Erfolge messen und vermitteln
    • Verwenden Sie Ausgangswerte, anhand derer sich der Fortschritt gut nachvollziehen lässt.
    • Verfolgen Sie die von Ihrem UC-System aufgezeichneten Kennzahlen nach.
    • Befragen Sie die Nutzer und halten Sie ihre unmittelbaren Reaktionen auf den ersten Anruf fest.
    • Veröffentlichen Sie Erfolgsberichte in internen Newsletters, Blogs und Social Media. Berichten Sie über Nutzer, die die UC-Audiolösung im Berufsalltag regelmäßig einsetzen.
    • Erarbeiten Sie mit Ihrer Kommunikationsabteilung eine konsistente, nachhaltige Botschaft. Bekräftigen Sie das Konzept, dass die UC-Plattform ein langfristiges Programm ist und nicht von der nächsten Unternehmensinitiative ersetzt wird. Bitten Sie Ihren unternehmensinternen Unterstützer, persönliche Erfolgsberichte zu teilen.
  • Eingehen auf Bedenken und Verbessern von Services
    • Führen Sie eine Folgestudie durch, um diese Ziele zu erreichen:
      • Messung der Nutzerzufriedenheit.
      • Entscheidung über den Bedarf zur Bereitstellung einer neuen oder anderen Audiolösung aufgrund fundamentaler Veränderungen (z. B. der Arbeitsumgebung oder der Arbeitsweise).
      • Reagieren Sie mit einem Ansatz, der die Nutzerprobleme proaktiv in einer der folgenden Formen berücksichtigt:
        • Gehen Sie auf eventuelle Bedenken ein und bieten Sie ggf. Alternativen an.
        • Gehen Sie auf Skeptiker ein, indem Sie Verständnis für ihre Zurückhaltung zeigen und bieten Sie an, ihnen einfache Funktionen zu erklären.
    • Aktualisieren Sie technische Informationen und dokumentieren Sie gewonnene Erkenntnisse. Stellen Sie sicher, dass Änderungen an der UC-Anwendung, z. B. neue Funktionen oder andere Einstellungen, gründlich getestet und kommuniziert werden.
    • Richten Sie eine zentrale Stelle ein, an der die Mitarbeiter eine schnelle Funktionsüberprüfung ihrer Audiolösungen durchführen lassen, Akkus austauschen, Einstellungen anpassen, Ersatzteile bzw. Zubehör erhalten können und bei Fragen unterstützt werden.
  • Unterstützen von Upgrades
    • Stellen Sie sicher, dass die Übersicht der UC-Audiolösungen immer auf dem aktuellen Stand ist.
    • Gehen Sie beim Testen von neuen Lösungen proaktiv vor. Testen Sie neue Lösungen frühzeitig und fügen Sie sie zur Liste der genehmigten Lösungen hinzu, um Ihre unterstützte Umgebung von nicht getesteten Produkten frei zu halten.
    • Definieren Sie einen einfachen und leicht verständlichen Upgrade-Prozess.
    • Unterstützen Sie den Austausch von Audiolösungen:
      • Entwickeln Sie einen Garantieabwicklungsprozess und halten Sie Reklamationsabläufe leicht nachvollziehbar.
      • Stellen Sie Tools bereit, mit denen die Nutzer neue UC-Audiolösungen auswählen können.

Referenzmaterial zum Download

Häufigste Fragen Checkliste Einsatz-Umfrage

Ressourcen

Eine umfassende Sammlung aus herunterladbaren Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu Installation und Nutzung. Wählen Sie eine Anleitung und verteilen Sie sie an Ihre Nutzer.

Kurzanleitungen

Nutzerfreundliche Schulungsvideos für Softphones und Plantronics UC-Audiolösungen.

Video-Installationsanleitungen

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Montag bis Freitag, Von 09:00-13:00 und 13:30-17:30

Das UC-Toolkit hat mir dabei geholfen, die wichtigsten Aspekte der Headset-Einführung zu berücksichtigen. IT-Leiter einer gemeinnützigen Organisation